Esta política explica cómo tratamos los datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Distingue dos situaciones:
- Cuando somos responsables del tratamiento: personas que nos escriben por la web y clientes que contratan Assistania.
- Cuando somos encargados del tratamiento: pacientes o clientes finales que hablan con el asistente de una clínica o negocio que nos ha contratado. En ese caso, el responsable es ese negocio.
1. Responsable del tratamiento
| Responsable | [COMPLETAR: razón social, p. ej. Internetia Soluciones S.L.] («Internetia Soluciones») |
|---|---|
| CIF | [COMPLETAR: CIF] |
| Dirección | [COMPLETAR: dirección postal completa] |
| Contacto de privacidad | privacidad@assistania.es |
2. Ejemplo práctico
Para que se entienda mejor, este es un caso real de uso:
La Clínica Ejemplo contrata Assistania. Firmamos con ella un contrato de encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD). Un viernes a las 21:00, Laura llama a la clínica para pedir cita. El asistente le informa al inicio de que es un asistente virtual y de que sus datos los trata la clínica para gestionar la cita. Laura da su nombre, su teléfono y el motivo de la visita. El asistente consulta la agenda y le reserva el martes a las 17:30. El sistema guarda la cita y la transcripción de la llamada, y el lunes le envía un recordatorio por WhatsApp. La clínica es la responsable de esos datos; nosotros solo los tratamos siguiendo sus instrucciones, y la transcripción se borra a los 30 días (o en el plazo que fije la clínica).
Por otra parte, Pedro, gerente de otra clínica, rellena el formulario de contacto de esta web para pedir una demostración. En ese caso nosotros somos los responsables de sus datos y los usamos solo para responderle.
3. Datos que tratamos, finalidades y bases jurídicas
| Quién | Datos | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|---|
| Personas que usan el formulario de contacto | Nombre, correo, teléfono, empresa y mensaje | Responder la consulta y, si la pide, enviar una propuesta comercial o una demostración | Consentimiento (art. 6.1.a) y aplicación de medidas precontractuales (art. 6.1.b) |
| Clientes (clínicas y negocios) y sus usuarios | Datos de contacto y de facturación, credenciales de acceso, registros de uso | Prestar el servicio contratado, facturar, dar soporte y garantizar la seguridad | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales fiscales (art. 6.1.c) |
| Pacientes o clientes finales de nuestros clientes (como encargados) | Nombre, teléfono, citas, mensajes de WhatsApp y SMS, transcripción y, si el negocio lo activa, grabación de llamadas. Excepcionalmente, el motivo de la cita puede incluir datos de salud | Dar, confirmar, cambiar o cancelar citas y enviar los avisos relacionados, según las instrucciones del negocio | La que corresponda al negocio responsable; habitualmente, medidas precontractuales o contrato con el paciente (art. 6.1.b) y, para datos de salud, la asistencia sanitaria (art. 9.2.h) |
No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas: el asistente solo reserva huecos disponibles según las reglas que fija cada negocio. No usamos los datos de pacientes para entrenar modelos de inteligencia artificial ni con fines publicitarios, y no los vendemos.
4. Plazos de conservación
- Contacto web: mientras se gestiona la consulta y hasta 12 meses después, salvo que se convierta en relación contractual.
- Clientes: mientras dure el contrato y, después, durante los plazos legales (6 años para documentación mercantil y 4 años para obligaciones fiscales).
- Pacientes: transcripciones y grabaciones, 30 días por defecto; contenido de los mensajes, 90 días por defecto; citas, mientras el negocio las necesite. Al terminar el contrato, devolvemos o eliminamos los datos según indique el negocio.
5. Destinatarios y encargados
No cedemos datos a terceros salvo obligación legal. Para prestar el servicio contamos con estos proveedores, con los que tenemos contratos que garantizan la protección de los datos:
| Proveedor | Servicio | Ubicación / garantías |
|---|---|---|
| Proveedor de alojamiento (servidor privado virtual) | Alojamiento de la plataforma y la base de datos cifrada | España (UE) |
| Telnyx | Telefonía, llamadas y SMS | Telnyx LLC (EE. UU.), con puntos de presencia en la UE; cláusulas contractuales tipo |
| Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business) | Envío y recepción de mensajes de WhatsApp | Irlanda (UE); Meta Platforms Inc. está adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. |
| Mistral AI | Modelo de lenguaje y transcripción de voz | Francia (UE) |
| Twilio (solo si el negocio lo usa) | SMS | Región de Irlanda (UE); cláusulas contractuales tipo |
6. Transferencias internacionales
Los datos se alojan en la Unión Europea. Cuando un proveedor pueda acceder desde fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas: cifrado de los datos personales en la base de datos y en tránsito (HTTPS), control de acceso por funciones, registros de actividad, copias de seguridad, cortafuegos y protección frente a ataques, y borrado automático según los plazos indicados.
8. Derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a privacidad@assistania.es e indicando qué derecho ejerces. Si eres paciente de un negocio cliente, puedes dirigirte a ese negocio o a nosotros, y le trasladaremos tu solicitud. Respondemos en un plazo máximo de un mes.
Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Eliminación de datos (WhatsApp y llamadas)
Para que se eliminen tus datos, pídeselo al negocio con el que tienes la cita o escríbenos a privacidad@assistania.es. Los eliminaremos en un plazo máximo de 30 días.
10. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página, con su fecha de actualización.